De aanschaf en implementatie van een innovatieve beeldzorgoplossing

U bent super blij en trots want uw organisatie heeft u de opdracht gegeven om een nieuwe beeldzorgoplossing zorg te selecteren en te implementeren. Waar begint u, waar moet u rekening mee houden en wie moet u zoal betrekken in dit proces?

Johnny Sijm, Sales Director voor Enovation Zaurus, merkte dat tijdens dit proces, van inventarisatie tot aan livegang, vaak stappen worden vergeten waardoor projecten soms stroef verlopen, planningen niet worden gehaald of trajecten soms worden gestopt.

In deze blogpost geeft Johnny u een aantal handvatten en handige informatie om zo’n project van start tot finish zo goed mogelijk af te ronden binnen de gestelde planning.

Bepaal de scope, doelstellingen en het budget

Zet de doelstellingen op papier en maak deze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Voorbeeld:

“Binnen 2 jaar willen wij 20% van het aantal fysieke consulten vervangen door beeldbelconsulten.”

In dit voorbeeld is het belangrijk om misschien nog specifieker te zijn. “Binnen 2 jaar”, betekent dat vanaf vandaag of vanaf de datum van livegang? Wordt hiermee vanaf vandaag bedoeld, dan mis je al een aantal weken of maanden i.v.m. de leverancierskeuze en implementatie.

Deze doelstelling betekent ook dat om dit aantal te halen de randvoorwaarden aanwezig moeten zijn, zoals een camera en microfoon op de werkplek-pc.

Het is dus heel belangrijk om van tevoren de verwachtingen, wensen en tijdlijnen goed in kaart te hebben.

Heeft het project draagvlak bij het managementteam, de organisatie en de Raad van Bestuur? Is er voldoende budget gereserveerd om de gestelde doelstelling te bereiken? Is het duidelijk wie na de projectfase de oplossing in beheer gaat nemen?

Breng alle stakeholders in kaart

Om het proces soepel te laten verlopen is het belangrijk dat alle stakeholders vroegtijdig bij het proces worden betrokken. Sommige stakeholders hebben mogelijk bepaalde wensen en eisen en het is zeer waardevol om die aan het begin al duidelijk te hebben. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan een persoon meerdere rollen op zich nemen.

Uit ervaring blijkt dat het goed is om de volgende rollen vroegtijdig bij het proces te betrekken:

ICT manager / CIO

• Past de oplossing binnen het IT-landschap?
• Zijn er al vergelijkbare oplossingen in huis?
• Welke integraties zijn er mogelijk SSO, koppeling met XIS etc.?
• Welke andere projecten zijn er gaande, staan die projecten deze implementatie in de weg?
• Bij wie wordt het beheer belegd na livegang?
• Wat is de servicelevel garantie van de leverancier?

Functionaris gegevensbescherming / CISO

• Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?
• Waar vindt de verwerking van de gegevens plaats?
• Welke certificeringen heeft de organisatie?
• Hoe ziet de verwerkersovereenkomst eruit?

Inkoop

• Welke voorwaarden worden er gehanteerd?
• Hoe ziet het tekenproces eruit, wie worden hierbij betrokken, RvB etc?
• Contractonderhandeling?

Expertteam – eindgebruikers

• Hoe ziet het ideale proces / patient journey eruit?
• Welke wensen en eisen hebben zij?
• Welke integraties zijn gewenst en met welk(e) syste(e)m(en).
• Hoe gaan zij beeldbellen, vanaf de werkplek (pc of laptop) of tablet?
• Zij kunnen wellicht een rol spelen bij de verdere uitrol.

Communicatie

• Hoe gaan we dit intern en extern communiceren?
• Welke informatie gaan we op de website plaatsen?
• Welke instructiematerialen zijn er nodig?

Op basis van zo’n tijdlijn kunt u bepalen of de gestelde planning realistisch is of misschien toch iets moet worden bijgesteld.

Check hoe informatiebeveiliging en privacy is geregeld

Vraag de leverancier vroegtijdig om de verwerkersovereenkomst, certificeringen, verklaring van toepasselijkheid en het toepassingsgebied.

De functionaris gegevensbescherming van uw organisatie zal hier erg blij mee zijn en zal de leverancier snel kunnen beoordelen.

Bekijk de randvoorwaarden, zijn deze aanwezig?

Treed vroegtijdig in contact met uw ICT-beheerder. Om beeldzorg goed en succesvol in te kunnen zetten zijn er aantal randvoorwaarden om rekening mee te houden:

• Zorg dat er voldoende bandbreedte is. Gaan meerdere collega’s vanuit een locatie gelijktijdig beeldbellen, dan is het van belang dat er voldoende bandbreedte beschikbaar is.
• Controleer de netwerkconfiguratie, zoals de firewall en dergelijke.
• Werkt u in Citrix? Bekijk dan onze informatie over beeldbellen binnen een Citrix omgeving.
• Stel de app beschikbaar op de werkplekken en beheerde mobiele apparaten indien mogelijk. Lees indien relevant deze informatie over Zaurus in combinatie met MDM-oplossingen.
• Configureer Single Sign On, zodat medewerkers eenvoudig in Enovation Zaurus kunnen inloggen.

Uiteraard is het ook belangrijk dat medewerkers over de juiste apparatuur beschikken. Is er op de werkplekken/ de pc’s waarop beeldzorg geleverd gaat worden een camera en microfoon aanwezig? Hebben medewerkers andere apparatuur tot de beschikking – een smartphone of bij voorkeur een tablet? Als dit niet het geval is, zullen deze kosten wellicht in het project moeten worden meegenomen. Ook zal de apparatuur tijdig moeten worden besteld. Let op levertijden…

Denk alvast na over de uitrol en beheer

Het implementeren en uitrollen van een beeldzorgapplicatie lijkt eenvoudig, maar behoeft toch wel wat aandacht.

Sommige zorgverleners hebben koudwatervrees en vinden het fijn wanneer zij bij de hand worden genomen. Zorg dan ook voor goede ondersteuning tijdens uitrol:

• Maak voor de trainingen en begeleiding gebruik van een key-user(s)/expertteam uit de eigen organisatie die bekend is met het zorgproces.
• Laat beeldzorg zoveel mogelijk aansluiten bij het huidige zorgproces.
• Probeer waar mogelijk een koppeling/ integratie te maken met bestaande zorginformatiesystemen.
• Denk vroegtijdig na over bij wie het beheer zal worden belegd.
• Betrek het beheerteam/ de servicedesk vroegtijdig in het proces en train de collega’s.
• Zorg dat tijdens de livegang/eerste weken na livegang collega’s met vragen direct bij iemand/ de servicedesk terecht kunnen.
• Ga proactief de afdelingen af voor een korte uitleg.

Geef wanneer mogelijk ook advies over welke typen consulten geschikt zijn voor online en welke misschien juist minder of niet.

Bedankt voor het lezen. Mocht u vragen hebben over een onderdeel of het gehele proces, schroom niet en neem contact met me op. U kunt me bijvoorbeeld een berichtje sturen via LinkedIn. Als ik u niet zelf kan helpen is er wellicht een collega of samenwerkende zorgorganisatie die u verder op weg kan helpen.

Succes en tot slot: evalueer en verbeter. Deel de successen en ervaringen.