Diabeter: voorop lopen in de zorg en in techniek

Diabeter, specialist in type 1 diabeteszorg, maakt al geruime tijd uitgebreid gebruik van de digitale spreekkamers van Enovation Zaurus. Een team van rond de 60 verpleegkundigen, diëtisten en artsen ondersteunt patiënten via beeldbellen en voert maandelijks honderden videogesprekken. Medisch directeur en internist vasculair geneeskundige Arjen Hoogendam is vanaf het begin betrokken geweest bij de implementatie en nu bij het doorlopende gebruik van Enovation Zaurus. Hij deelt graag hoe het beeldbellen binnen Diabeter is neergezet en wat hun belangrijkste leermomenten en succesfactoren waren.

De noodzaak

Beeldbellen was iets wat al langere tijd op de agenda stond bij Diabeter. Vanuit vijf poliklinieken ondersteunt de organisatie patiënten door het hele land en soms ook in het buitenland. Daarnaast hebben ze een type patiënt waar videoconsulten prima bij zou aansluiten: “De patiënten hebben over het algemeen al jaren zorg en weten in principe wat er nodig is”, aldus Arjen. “Het is dus alleen een kwestie van dat je ze regelmatig even spreekt en ziet en dan kunt begeleiden.”

Zoals bij de meeste zorgorganisaties zorgde de coronacrisis voor extra urgentie – er werd snel gestart met een tijdelijke oplossing en ondertussen uitgebreid warenonderzoek gedaan naar een oplossing voor de lange termijn. Er werd ook gekeken naar wat men vanuit de organisatie echt wilde. “Het is altijd een trade-off. Aan de ene kant wil je optimale beeldbelfunctionaliteiten, maar nog veel belangrijker is dat je het ook qua logistiek in je organisatie kwijt kunt. Dat je je patiëntenzorg kunt plannen, dat je de patiënt eenvoudig kunt bereiken. Het moet in je polikliniek goed in te passen zijn.”

Warenonderzoek

Arjen en zijn collega’s maakten eerst een longlist van mogelijke systemen, op basis van eigen onderzoek en de diverse lijsten met AVG-compliant aanbieders die aan het begin van de coronacrisis op diverse zorggerelateerde websites verschenen. Uit analyse van die longlist op basis van zo’n dertig criteria volgde een shortlist van drie aanbieders, waaruit uiteindelijk is gekozen voor Enovation Zaurus.

“De belangrijkste eis was natuurlijk patiëntveiligheid – er moest goed gekeken worden of het voldoet aan alle patiëntveiligheidsnormen. Ten tweede hebben we gekeken naar de inpasbaarheid in de polikliniek. En dan ten derde de kwaliteit, de basis waarop het gebouwd is, qua functionaliteit… de techniek.” – Arjen Hoogendam, Medisch directeur en internist vasculair geneeskundige, Diabeter

Implementatie: uitdagingen en succesfactoren

Toen Diabeter startte met Enovation Zaurus, werden er al videoconsulten gevoerd. Dit scheelde een boel bij de initiële implementatie: er waren al kamers met een camera, microfoon en koptelefoon en er was al enige mate van gewenning bij het team.

Arjen benadrukt wel dat een goede infrastructuur en internetverbinding van het grootste belang is, vooral als u binnen uw organisatie vrijwel allemaal aan het beeldbellen slaat. “Je belast je infrastructuur behoorlijk met videobellen – je internetverbinding moet goed genoeg zijn om al je processen te kunnen draaien.”

Het was vervolgens met name belangrijk dat het team snel bekend werd met Zaurus. Hiervoor benadrukt Arjen het belang van goede instructie en de beschikbaarheid van een team dat dedicated helpt om mensen met het beeldbellen te ondersteunen: “We hadden tijdens de implementatie een team klaarstaan wat altijd bereikbaar was en meteen mensen kon helpen om ze online te krijgen of als het even niet lukte. Het is echt essentieel om in het begin je personeel goed te ondersteunen. We hebben hier een educatieteam die dit fulltime doet. Zij stonden klaar, ik stond klaar, dus dan kun je mensen meteen helpen.” Ook werden er instructievideo’s en handleidingen gemaakt. “De handleidingen van Zaurus waren ook erg fijn, die hebben we bijna copy-paste overgenomen in de protocollen.”

Wat ook hielp, was dat er vanaf het begin goed was nagedacht over de naamgeving van de spreekkamers. Deze maken ze bij Diabeter aan volgens een vast stramien: eerst de datum en het tijdstip, dan de naam-code van de dokter of de verpleegkundige en dan de code van de patiënt. “Als er een collega ziek is en ik moet invallen, kan ik zo gemakkelijk zien welke afspraken er staan”, aldus Arjen. “We hebben deze afspraakstructuur ook aan de patiënten gecommuniceerd, via de disclaimer in de spreekkamer. Zo kunnen zij dit altijd bovenin het gesprek zien.”

“Zit je klaar?”

Diabeter gebruikt de vaste disclaimer die in iedere Enovation Zaurus-spreekkamer te zien is sowieso op een slimme manier: zij zetten hier informatie neer voor de patiënt. In de disclaimer staat bijvoorbeeld ook dat patiënten even een chatberichtje mogen sturen om te laten weten dat ze online zijn. Mocht de dokter dan iets uitlopen, dan geeft de doktersassistent dit door aan de patiënt. Zo zit deze niet nodeloos te wachten.

Voor zowel de arts als de patiënt is het prettig als duidelijk is wanneer de patiënt klaar is om het videogesprek te starten. Daarom vragen de zorgverleners van Diabeter ook altijd voor ze het videogesprek starten of de patiënt klaar is voor het gesprek.

Samenwerken vanuit gedeelde accounts

De bovengenoemde inzet van de doktersassistente werkt zo, omdat ze bij Diabeter werken met de gedeelde accounts van Zaurus. Een gedeeld account is, simpel gezegd, een account waartoe meerdere zorgverleners toegang hebben en waar vanuit zij desgewenst allemaal kunnen communiceren.

Bij Diabeter werkt dit goed, omdat ze zo gemakkelijk afspraken van elkaar kunnen overnemen indien nodig. Maar zoals met alles geldt: ‘Bezint eer ge begint’. Bekijk of deze gedeelde accounts goed in uw proces passen, of dat het binnen uw organisatie handiger is om individuele accounts te gebruiken. Zo is het van belang dat alle zorgverleners geïnstrueerd zijn over het gebruik van de groepsaccounts: “Je moet ervoor zorgen dat je in een spreekkamer met een gedeeld account niet per ongeluk een persoonlijk account erbij uitnodigt”, raadt Arjen aan. “Zorg dat alleen het groepsaccount verbinding maakt met de patiënt.”

Technologie-minded

Al met al is gebleken dat Diabeter de juiste ingrediënten in huis had om het beeldbellen binnen de organisatie succesvol neer te zetten. De combinatie met Enovation Zaurus mag ook een succes genoemd worden: “We zijn heel technologie-minded en richten ons erg op hoe we patiëntenzorg met onze technologie zo goed mogelijk kunnen maken”, aldus Arjen. “Wat mij aan het team achter Zaurus heel positief opviel ten opzichte van anderen – en wat ook een heel belangrijke rol heeft gespeeld bij de keuze voor jullie – is de manier waarop jullie meedachten en het net zo’n leuke uitdaging vonden als wij. Jullie blijven zelf ook bezig met doorontwikkelen en nadenken. Wij willen voorop lopen in de zorg, voorop lopen in techniek. Enovation Zaurus biedt veel elementen die bij doorontwikkeling onze praktijk erg kunnen steunen.”

De samenwerking verloopt erg prettig – ook als er uitdagingen zijn denken we vanuit Enovation graag mee en als een bepaalde oplossing er niet is, kijken we of deze gemaakt kan worden. Arjen is hier blij mee: “Als je een issue hebt kun je dat aangeven en dan is het 3-4 weken later opgelost. Dat vind ik echt heel netjes, dat het Zaurus-team bereid is om daarin heel proactief te zijn. Mijn lof daarvoor!”

“Wat mij aan het team achter Zaurus heel positief opviel ten opzichte van anderen – en wat ook een heel belangrijke rol heeft gespeeld bij de keuze voor jullie – is de manier waarop jullie meedachten en het net zo’n leuke uitdaging vonden als wij.” – Arjen Hoogendam, Medisch directeur en internist vasculair geneeskundige, Diabeter

Vervolgstappen

Een vervolgstap in de samenwerking met Enovation zal waarschijnlijk de inzet van een digitale assistent zijn. Het doel en de werking van deze digitale assistent zal later vanuit Diabeter bekendgemaakt worden.

Zo blijft Diabeter de zorgverlening optimaliseren door het benutten van nieuwe technologieën – met Enovation Zaurus blijven wij hen daar graag bij ondersteunen.

Ook interesse in de Enovation Zaurus spreekkamers voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op.